Épargne salariale, mutuelle d’entreprise, titres-restaurants, avantages sociaux divers… La rémunération globale d’un collaborateur ne se résume pas à sa seule fiche de paie. Le bilan social individuel (BSI) est une pratique RH recommandée pour donner à l’ensemble des salariés une vision plus claire et transparente de la politique sociale et salariale de leur entreprise, en leur permettant de visualiser facilement l'ensemble des benefits (avantages sociaux) dont ils bénéficient.

Sous format papier ou dématérialisé, basique ou personnalisé à l’extrême, le BSI apporte à chaque salarié concerné de nombreuses informations utiles sur les dispositifs dont il bénéficie. Quelles sont les principales caractéristiques du document et comment réussir sa conception ? Le point complet avec Benefiz, spécialiste des bénéfices et avantages sociaux en entreprise.

Qu’est-ce qu’un bilan social individuel ?

Le bilan social individuel (BSI), parfois appelé "bulletin social individuel", est un document rédigé et mis à jour régulièrement par l’entreprise. Il a pour objectif de récapituler l’ensemble des éléments de rémunération et avantages dont le salarié bénéficie à titre personnel. Au sein d’une même entreprise, chaque salarié recevra donc un BSI différent en fonction de sa situation spécifique : c’est la raison pour laquelle il est question d’un bilan « individuel ».

Le BSI ne doit d’ailleurs pas être confondu avec le « bilan social » de l’entreprise. Ce dernier est un document collectif, regroupant toutes les données utiles et relatives à la situation sociale de l’établissement au cours des trois dernières années. Il est obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 300 salariés.

De format libre, le BSI est un document RH occupant une place croissante dans les entreprises de toutes tailles.

Le BSI est-il obligatoire ?

La réalisation d’un bilan social individuel pour chaque salarié n’est jamais obligatoire, ni au moment du recrutement du salarié ni plus tard.

De fait, le Code du travail définit uniquement le cadre légal du bilan social de l’entreprise, aux articles L. 2323-70 et suivants, et pas celui du bilan individuel. Il est seulement précisé que le bilan social doit décrire les modalités du système d’entretien individuel mis en place au sein de l’entreprise. Cela n’implique pas nécessairement la mise en place d’un BSI.

Pour autant, la mise en place d’un BSI est considérée comme une bonne pratique RH, et sera appréciée par la grande majorité des salariés. Le document apporte de la lisibilité et de la transparence à la politique sociale et salariale de l’établissement.

Quel est le contenu type d’un BSI ?

Vu l’absence de format imposé, chaque entreprise est libre de construire son BSI de façon entièrement libre et d’y inclure – ou non – les éléments jugés pertinents. En règle générale, les rubriques du bilan présentent successivement :

  • les éléments de la rémunération fixe et variable, incluant donc le salaire de base mais aussi les éventuelles primes de performance et bonus, le 13ème mois… ;
  • le montant des cotisations et prélèvements sociaux sur le salaire, et leur répartition (maladie et retraite, accidents du travail, CSG/CRDS…) ;
  • les dispositifs d’épargne salariale accessibles au salarié (intéressement et participation, plan d’épargne retraite collectif ou « PERCOL », stock options, attribution d’actions gratuites…), avec le montant épargné à ce jour – le cas échéant ;
  • les éléments d’information relatifs au temps de travail et aux droits à congés (nombre de congés annuels et RTT, solde du compte épargne temps, congés spéciaux accordés par l’entreprise…) ;
  • les dispositifs spécifiques de protection sociale (régime de retraite complémentaire, mutuelle d’entreprise obligatoire, contrat prévoyance collectif…) ;
  • les droits à formation (solde du compte personnel de formation, historique des formations suivies dans l’année…) ;
  • une information du salarié sur l’actualité sociale susceptible de le concerner (réforme des retraites, modification du montant des cotisations, dispositif d’activité partielle…).

En complément, enfin, le BSI dresse généralement la liste exhaustive des avantages divers dont le salarié bénéficie sans toujours en avoir conscience. Cela peut inclure :

  • les titres-restaurants ;
  • la participation de l’employeur aux frais de transport ;
  • la crèche d’entreprise ;
  • la distribution de chèques emploi service universels (CESU) ;
  • un service de conciergerie à disposition des salariés ;
  • la mise à disposition d’une voiture de fonction...

Quels sont les avantages du BSI ?

La diffusion d’un bilan social individuel et personnalisé représente un intérêt à la fois pour le salarié destinataire et pour l’entreprise.

Le collaborateur, en ce qui le concerne, bénéficie d’une présentation claire et synthétique des avantages dont il a pu bénéficier – ou non – au cours de l’année écoulée. Le BSI est un important facteur de réduction de la complexité : il offre au salarié une vision d’ensemble de sa situation, en retenant seulement les chiffres les plus significatifs et en privilégiant une présentation aérée, riche en tableaux et graphiques. Chaque salarié peut ainsi mieux réaliser que :

  • sa rémunération réelle ne se limite pas uniquement à son salaire net ;
  • certains avantages parfois considérés comme acquis supposent un investissement financier de l’entreprise (mutuelle, titres-restaurants, prévoyance…) ;
  • les dispositifs d’épargne salariale ont un véritable intérêt dans le cadre d’une démarche patrimoniale.

Du point de vue de l’entreprise, le BSI est envisagé avant tout comme un outil de valorisation de la politique salariale et sociale de l’entreprise, et plus généralement comme un moyen de promouvoir la marque employeur. Une longue liste d’avantages sociaux constitue en effet un argument important pour attirer les talents.

Le BSI apparaît aussi comme un puissant levier de motivation et d’engagement pour les salariés de l’entreprise.

Quel est le bon format pour un BSI ?

Comme indiqué plus haut, le BSI ne constitue pas une obligation légale et se caractérise par un formalisme entièrement libre. En pratique, plusieurs formats types peuvent être retenus par les entreprises en fonction de leurs besoins et de leur culture interne. Il convient de distinguer :

  • le BSI au format papier : généralement édité sous forme de brochure, il peut être remis au salarié à différentes occasions au cours de l’année et adopte volontiers une maquette colorée pour retenir son attention.
  • le BSI au format dématérialisé : il peut être rendu disponible sous format PDF ou même Excel, mis à disposition sur le profil RH du salarié via le portail intranet de l’entreprise ou édité sur une plateforme en ligne spécialisée comme Benefiz.

Une entreprise doit opter pour le format le plus adapté à ses contraintes spécifiques et à son objectif de visibilité.

Quand founir un BSI au salarié ?

Plusieurs moments de la vie du salarié sont propices à la remise d’un BSI entièrement personnalisé et informatif :

  • Le document peut tout à fait être intégré au livret d’accueil des nouveaux salariés, et être remis après le recrutement. Il apporte ainsi une information claire et exhaustive sur les dispositifs existants au sein de l’entreprise, dès le premier jour de travail.
  • Sa mise à jour peut être ensuite fournie au moment de l’entretien d’évaluation annuel, par le chef d’équipe ou le manager.

Comment réaliser un BSI ?

La conception d’un bilan social individuel doit être précédée idéalement de quelques étapes préparatoires. Il convient tout d’abord :

  • de désigner une personne référente ou un service référent pour ce projet au sein de l’entreprise – le plus souvent un représentant de la direction RH ;
  • de définir le type de prestataire (réalisation « maison » ou appel à un cabinet de conseil extérieur, une plateforme web spécialisée…) ;
  • de déterminer le type de contenu à intégrer dans le BSI.

Selon la stratégie RH de l’entreprise et ses méthodes de motivation ou fidélisation, le bilan social individuel pourra en effet mettre en exergue différents éléments. Un rapide sondage des salariés peut d’ailleurs vous fournir des éléments précieux afin de déterminer les domaines dans lesquels le besoin d’information et de transparence est le plus fort.

Vous trouverez ci-dessous une structure type intégrant l’ensemble des thèmes les plus classiques d’un BSI. Ce modèle est bien sûr adaptable en fonction des priorités de l’entreprise :

  • Page de garde : propos introductif du DRH, présentation du BSI… ;
  • Page n°1 : présentation générale et synthétique de la situation du salarié (ancienneté et date d’entrée, poste occupé, régime horaire de travail, statut…) ;
  • Page n°2 : détail de la rémunération globale (salaire de base en net/brut, primes et bonus, heures supplémentaires, cotisations sociales et leur répartition entre salarié et employeur…) ;
  • Page n°3 : épargne salariale (participation et intéressement, calendrier prévisionnel des versements, montant des abondements employeur, PERCOL et PEE… ;
  • Page n°4 : protection sociale (mutuelle d’entreprise et contrat de prévoyance avec contribution employeur, régime de retraite complémentaire…) ;
  • Page n°5 : avantages sociaux divers (titres-restaurant, actions et initiatives du CSE, crèche et autres services d’entreprise…).

Le BSI est-il adapté à toutes les entreprises ?

La réalisation d’un bilan social individuel pour chaque salarié s’est tout d’abord imposé dans les plus grandes entreprises, disposant d’une équipe RH assez importante pour traiter cette tâche. Ces mêmes entreprises, par ailleurs, sont typiquement celles offrant la plus grande variété d’avantages aux salariés, ce qui explique la diffusion plus précoce du BSI.

Le document tend toutefois à se généraliser progressivement dans un grand nombre de petites et moyennes entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Cette diffusion progressive est due à un certain nombre d’évolutions législatives et réglementaires, comme :

  • la généralisation de la mutuelle d’entreprise obligatoire à compter du 1er janvier 2016 ;
  • les nouvelles possibilités de développement de l’épargne salariale au sein des TPE et PME via la loi PACTE de 2019.

Les modalités de création du document, en parallèle, ont gagné en simplicité et l’ont rendu accessible aux équipes RH de moins grande taille. De nombreux logiciels ou plateformes web spécialisées proposent désormais une édition automatique et rapide du BSI pour chaque salarié de l’entreprise.

Le bilan social individuel, sans être strictement obligatoire, est une source d’information particulièrement appréciée des salariés et favorable à leur niveau d’engagement. La plateforme web Benefiz permet à l’ensemble de vos salariés de créer et d'accéder en temps réel et à tout moment à leur BSI personnalisé, sous un format attractif !