Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 26 mars 2021

BENEFIZ SAS (RCS Lille 882 606 296, 31 rue de Béthune 59800 Lille, ci-après « BENEFIZ ») attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée concernant les traitements de données personnelles réalisés sur ou à partir du site Internet www.benefiz.fr (ci-après le « Site »).

La présente politique a ainsi pour objectif de vous informer, conformément au Règlement n°2016-679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD ») et à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’information, aux fichiers et aux libertés dans sa dernière version modifiée ainsi que dans le respect du droit français (ensemble le « Droit Applicable »), sur la façon dont BENEFIZ utilise vos données personnelles et les droits dont vous disposez.

Article 1. Définitions

« Vous », « vos », « votre » et toutes expressions similaires vous désignant font référence à vous, en tant qu’internaute parcourant le Site. Les autres termes utilisés avec une majuscule au sein de cette politique de confidentialité sont définis soit dans le préambule soit dans les conditions générales d’utilisation de BENEFIZ, soit tel que spécifié ci-dessous :

1) « Bénéficiaire » : personne physique, conjoint ou enfant du Salarié bénéficiant de Benefits, et ajoutée par le Salarié comme un bénéficiaire dans son Espace Salarié.

2) « Benefits » : avantages sociaux distribués et/ou gérés par BENEFIZ et pouvant être un Contrat d’assurance ou non. Ces Benefits sont proposés par des Partenaires aux Clients. Les Clients peuvent commander les Benefits sur le Site et/ou confier leur gestion à BENEFIZ ou à des Courtiers Distributeurs.

3) « Client » : l’entreprise personne physique ou personne morale qui accepte la proposition d’assurance faite par l’Organisme Assureur et qui commande tout Benefit d’un Organisme assureur, ou qui commande tout Benefit d’un Partenaire sur le Site pour en faire bénéficier ses Salariés et leurs Bénéficiaires le cas échéant, lesquels peuvent alors utiliser leurs Espaces pour y accéder et l’utiliser.

4) « Contrat d’assurance » : contrat collectif couvrant le Client et les Salariés, ainsi que ses éventuels Bénéficiaires, contre certains risques d’assurance, régi par le Code des assurances, ou le Code de la mutualité ou le Code de la sécurité sociale.

5) « Courtier » : la personne physique ou morale qui propose des Benefits au Client, et, à la demande du Client, en assure la gestion avec le Partenaire et avec les Salariés et ses éventuels Bénéficiaires. Selon les Benefits et selon les Clients, le Courtier peut être un co-contractant de BENEFIZ, personne physique ou morale inscrite au Registre des intermédiaires en Assurance (ORIAS) exerçant l’activité de distribution d’assurance en qualité d’intermédiaire en assurance, mandataire de ses clients et prospects (« Courtier Distributeur »), ou BENEFIZ.

6) « Organisme assureur » : personne morale de droit privé, régie par le Code des assurances, ou le Code de la mutualité ou le Code de la sécurité sociale, agréée par l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de la Résolution (ACPR) pour couvrir des risques d’assurance.

7) « Partenaires » : les Organismes assureurs, mutuelles et prestataires qui proposent les Benefits sur le Site.

Article 2. Formulaire de contact

BENEFIZ propose un formulaire de contact sur la partie publique de son Site. Lorsque vous contactez BENEFIZ via ce formulaire, BENEFIZ collecte et traite vos données personnelles en tant que responsable de traitement afin de vous répondre et, le cas échéant, de gérer sa relation avec vous en tant que client ou prospect. Ainsi, ce traitement se fait soit sur la base des mesures précontractuelles lorsque la question de l’internaute porte sur les services de BENEFIZ, soit sur la base du consentement de l’internaute pour répondre à toute autre question posée par l’internaute au sein du formulaire de contact.

Lorsque vous nous fournissez vos données personnelles sur le formulaire de contact, et à condition que vous y ayez consenti séparément, BENEFIZ collecte et traite vos données personnelles à des fins de prospection commerciale pour les produits et services disponibles sur son Site.

Article 3. Cookies

BENEFIZ collecte et traite également des données personnelles relatives à tout internaute sur le Site via des cookies. Lorsque vous accédez et utilisez le Site, des cookies sont installés sur l’appareil que vous utilisez pour naviguer sur notre Site. Ces cookies sont soit (i) nécessaires pour vous permettre d’accéder et d’utiliser les services et les fonctionnalités du Site (les « cookies nécessaires »), soit (ii) utilisés pour mesurer les visites sur le Site afin d’améliorer votre expérience utilisateur du Site (les « cookies de mesure d’audience »). Vous pouvez accepter ou refuser les cookies de mesure d’audience en cochant ou décochant la case prévue à cet effet sur la bannière cookie lors de votre première visite sur le Site.

Un cookie est un fichier texte téléchargé sur un appareil lors de la navigation sur le Site. Son but est de collecter des informations relatives à votre navigation sur le Site et de vous fournir le Site, les fonctionnalités du Site et/ou une meilleure expérience client. Certains cookies sont de nature temporaire et limités à une session de navigation ; ils sont tous supprimés lorsque vous fermez la fenêtre du navigateur. Certains cookies restent sur votre appareil pendant un certain temps après la fermeture de la session de votre navigateur, durant lequel ils seront activés chaque fois que vous recommencerez à naviguer sur le Site.

Les cookies nécessaires et les cookies de mesure d’audience ont des objectifs différents :

– Les cookies nécessaires sont indispensables au fonctionnement du Site et permettent à l’utilisateur d’utiliser les fonctionnalités du Site. Sans ces cookies, vous ne pouvez pas utiliser le Site normalement. Ces cookies n’ont aucune finalité de ciblage ou de marketing. Ils permettent d’adapter la fourniture du Site aux préférences d’affichage de vos appareils (langue, résolution, système d’exploitation, etc.), de stocker les informations saisies dans les formulaires que vous remplissez ;

– Les cookies de mesure d’audience sont des cookies utilisés pour mesurer l’audience du Site. Ils génèrent des statistiques sur la fréquentation et l’utilisation du Site, qui permettent à BENEFIZ d’améliorer le fonctionnement, les points d’intérêt et l’ergonomie du Site.

Lors de votre première connexion, vous êtes informé que BENEFIZ et tout autre tiers identifié peuvent déposer des cookies via le Site. La dépose et l’utilisation de cookies de mesure d’audience est soumise à la politique de confidentialité des éditeurs de ces cookies en plus des clauses de la présente politique de confidentialité. En conséquence, vous êtes invité à visiter les sites Internet de ces prestataires pour plus d’informations sur les cookies qu’ils stockent et comment vous pouvez les gérer.

Les cookies nécessaires sont téléchargés et activés par défaut sur votre appareil et ne peuvent pas être désactivés par l’utilisateur, étant donné qu’ils sont essentiels au fonctionnement du Site. D’autre part, vous pouvez désactiver ou activer les cookies de mesure d’audience en donnant, en refusant ou en retirant votre consentement via la bannière d’information ou dans les paramètres des cookies correspondants. En cliquant sur « Accepter » ou en acceptant les cookies de mesure d’audience, vous donnez votre accord pour le téléchargement et l’utilisation des cookies de mesure d’audience sur votre appareil.

Les cookies nécessaires sont indispensables afin de vous fournir un accès au Site et aux services demandés, dans les conditions d’accessibilité nécessaires à votre consultation du Site. En utilisant le Site, vous consentez à leur utilisation ; une utilisation du Site sans les cookies nécessaires n’est pas possible.

Les cookies de mesure d’audience permettent d’améliorer et d’optimiser l’utilisation du Site, notamment son expérience utilisateur et son ergonomie. Leur dépose est soumise au recueil de votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment. D’autres cookies de mesure d’audience vous attribuent un pseudonyme et ne permettent aucun recoupement permettant d’identifier un utilisateur inscrit au Site.

Article 4. Catégories de données personnelles

En utilisant le Site, vous êtes amenés à nous transmettre des informations, dont certaines sont de nature à vous identifier et constituent de ce fait des données personnelles. C’est notamment le cas lorsque vous remplissez le formulaire de contact, où BENEFIZ collecte et traite les données personnelles relatives à votre identité, à vos coordonnées personnelles ou professionnelles et à votre demande de contact.

Nous prenons des mesures adéquates sur le plan de la technique et de l’organisation pour interdire l’accès non autorisé ou la modification, divulgation, perte ou destruction de vos données personnelles.

Article 5. Destinataires des données personnelles

BENEFIZ traite vos données personnelles avec ses équipes en interne. Toutefois, dans certains cas, BENEFIZ peut faire appel à des prestataires ou transmettre des données personnelles à des tiers, soit pour répondre à ses obligations légales, soit en raison de vos demandes et des contrats que vous avez conclus avec des tiers.

5.1 Données transférées aux autorités et/ou organismes publics

Conformément à la réglementation en vigueur, les données personnelles peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, aux auxiliaires de justice, aux officiers ministériels, aux organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances, exclusivement pour répondre aux obligations légales, ainsi que dans le cas de la recherche des auteurs d’infractions commises sur Internet.

5.2 Données transférées à des tiers

BENEFIZ peut transmettre certaines données vous concernant à ses Partenaires, Clients et Courtiers pour répondre à votre demande transmise via le formulaire de contact. En tant que responsables de ces traitements, les Partenaires, Clients et Courtiers déterminent seuls les conditions, caractéristiques et moyens de ces traitements. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité des Partenaires, Clients et Courtiers pour en savoir plus.

BENEFIZ peut également être amenée à transmettre certaines données vous concernant à des tiers aux seuls fins de répondre à votre demande. Ainsi, BENEFIZ travaille en étroite collaboration avec des entreprises tierces qui peuvent avoir accès à vos données personnelles, et notamment avec :

– notre outil de messagerie (Mailjet) afin d’échanger des messages avec vous, que ce soit pour répondre à vos demandes ou, lorsque vous y avez consenti, à des fins de prospection commerciale,

– nos outils de maintenance (Apache Kafka, Crisp), qui contiennent des données personnelles dans les messages échangés avec vous et en interne chez BENEFIZ afin de résoudre les anomalies détectées sur le Site et les services proposés sur le Site,

– si votre demande de contact porte sur la fourniture des services proposés sur le site, notre outil CRM aux fins de gestion de la relation commerciale entre BENEFIZ, ses Clients et leurs salariés, et

– nos prestataires éditeurs de cookies de mesure d’audience (Google Analytics, Matomo).

– nos partenaires : Treezor

Nous transmettons uniquement à ces tiers les données personnelles dont ils ont besoin pour vous répondre, et nous exigeons qu’ils n’utilisent pas vos données personnelles à d’autres fins. Nous leur demandons d’agir conformément à nos instructions. Ces tiers seront contractuellement tenus d’assurer un niveau de sécurité et de confidentialité de vos données personnelles identique au notre et de se conformer à la réglementation applicable sur la protection des données à caractère personnel.

Article 6. Durée de conservation

Vos données personnelles ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies énoncées dans la présente politique de confidentialité et ce conformément au Droit Applicable. En l’espèce, vos données personnelles sont conservées jusqu’à ce que nous répondions définitivement à votre demande, et en l’absence de commande de Benefit, jusqu’à trois (3) ans après celle-ci. Elles peuvent être archivées pour la durée de la prescription légale applicable. Si vous avez utilisé le formulaire de contact et que vous êtes en relation contractuelle avec BENEFIZ ou avec l’un de ses Clients, d’autres durées de conservation peuvent s’appliquer en fonction des conditions distinctes des CGU qui s’appliquent à votre situation.

Les données personnelles collectées via les cookies nécessaires sont pour la même durée que les données personnelles collectées via le formulaire de contact.

Si vous acceptez les cookies de mesure d’audience, ils seront stockés temporairement dans une zone dédiée de votre appareil. Ils n’y seront lisibles que par leur expéditeur. Le consentement recueilli auprès d’un internaute n’est valable que pendant une période de treize (13) mois à compter du premier téléchargement sur l’appareil de l’utilisateur.

Vous pouvez retirer votre consentement pour les cookies de mesure d’audience ou supprimer tous les cookies liés au Site à tout moment en vidant le cache dédié sur votre navigateur. Dans ce cas, BENEFIZ décline toute responsabilité si votre utilisation du Site est dégradée ou impossible suite à la suppression des cookies nécessaires.

Vos données personnelles pourront être archivées au-delà des durées prévues pour les besoins de la recherche, la constatation et de la poursuite des infractions pénales dans le seul but de permettre, en tant que de besoin, la mise à disposition de vos données personnelles à l’autorité judiciaire.

L’archivage implique que vos données personnelles ne seront plus consultables en ligne mais seront extraites et conservées sur un support autonome et sécurisé.

Article 7. Transferts internationaux de données personnelles

Vos données personnelles sont susceptibles d’être transférées vers un pays situé en dehors de l’Union européenne mais aux seules fins de la fourniture des services fournis sur le Site.

Lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors de l’Union européenne, nous le ferons toujours de manière sécurisée et légale :

– soit en transférant les données personnelles à un destinataire situé dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne certifiant qu’il dispose d’un niveau de protection adéquat des données personnelles ;

– soit en exécutant ou faisant exécuter les Clauses Contractuelles Types qui ont été approuvées par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat de vos données personnelles ;

– soit en recourant à toutes garanties appropriées visées à l’article 46 du Règlement.

Vous pouvez en obtenir une copie en adressant une demande par courriel à BENEFIZ à l’adresse dpo@benefiz.fr.

Article 8. Vos droits sur vos données personnelles

Conformément au Droit Applicable en matière de protection des données personnelles, vous bénéficiez d’un certain nombre de droits relatifs à vos données personnelles, à savoir :

– un droit d’accès et d’information : vous avez le droit d’être informé de manière concise, transparente, intelligible et facilement accessible de la manière dont vos données personnelles sont traitées. Vous avez également le droit d’obtenir (i) la confirmation que des données personnelles vous concernant sont traitées et, le cas échéant (ii) d’accéder à ces données personnelles et d’en obtenir une copie.

– un droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification des données personnelles inexactes vous concernant. Vous avez également le droit de compléter les données personnelles incomplètes vous concernant, en fournissant une déclaration complémentaire. En cas d’exercice de ce droit, nous nous engageons à communiquer toute rectification à l’ensemble des destinataires de vos données personnelles.

– un droit d’effacement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données personnelles. Cependant, ceci n’est pas un droit absolu et nous pouvons pour des raisons légales ou légitimes conserver ces données personnelles.

– un droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement sur vos données personnelles.

– un droit à la portabilité des données personnelles : vous avez le droit de recevoir vos données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, pour votre usage personnel ou pour les transmettre à un tiers de votre choix. Ce droit ne s’applique que lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, sur un contrat ou que ce traitement est effectué par des moyens automatisés.

– un droit d’opposition au traitement : vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles pour les traitements basés sur notre intérêt légitime, une mission d’intérêt public et ceux à des fins de prospection commerciale. Ceci n’est pas un droit absolu et nous pouvons pour des raisons légales ou légitimes refuser votre demande d’opposition.

– le droit de retirer votre consentement à tout moment : vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données personnelles lorsque le traitement est basé sur votre consentement. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.

– le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle : vous avez le droit de contacter votre autorité de protection des données personnelles pour vous plaindre de nos pratiques de protection des données personnelles.

– le droit de donner des directives concernant le sort de vos données personnelles après votre décès : vous avez le droit de nous donner des directives générales ou particulières concernant l’utilisation de vos données personnelles après votre décès.

Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) à l’adresse électronique suivante : dpo@benefiz.fr.

Article 9. Modification de notre politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente politique, afin notamment de se conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Le cas échéant, nous changerons la date de « dernière mise à jour » et indiquerons la date à laquelle les modifications ont été apportées. Lorsque cela est nécessaire, nous vous informerons et/ou solliciterons votre accord. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre politique de confidentialité.

Article 10. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en adressant un courriel à l’adresse suivante : dpo@benefiz.fr.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, tél. : 01 53 73 22 22).