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La vie d'un RH peut être stressante, entre la gestion des paies, la formation des employés, l'administration des avantages sociaux et le recrutement. Surtout dans les TPE/PME où tous ces sujets sont souvent traités par une seule personne 😱 !
Et en plus de ces tâches essentielles, il y a aussi la question des outils.
Avec la montée en puissance de la digitalisation, les équipes RH sont souvent submergées par une multitude d'outils. Selon une étude de BenefitNews, plus d'un cinquième des entreprises utilisent 10 systèmes ou applications différents, tandis que près de 60 % utilisent plus de 5 systèmes chaque jour. Cette fragmentation des outils peut rapidement devenir un véritable casse-tête pour les équipes RH et affecter leur productivité.
L’avènement des RH digitalisées
Dès les début des années 2000, le marché des logiciels RH a commencé à se développer avec l'introduction des premiers logiciels de paie et des systèmes de gestion des performances. Ces outils ont simplifié la gestion des employés, mais ils étaient souvent coûteux et difficiles à utiliser. Les entreprises ont dû investir du temps et de l'argent pour former leur personnel.
Avec l'avènement de la SaaS (Software as a Service), les choses ont changé. Les outils de gestion des RH sont devenus plus abordables et plus faciles à utiliser. Les entreprises ont commencé à adopter des outils pour la gestion des avantages sociaux, la gestion des congés et les évaluations. Ces outils ont considérablement réduit le temps nécessaire pour effectuer ces tâches, libérant ainsi du temps pour d'autres activités. Enfin ça c’était sur le papier.
Le(s) paradoxe(s) des outils RH
Aujourd’hui, plus vous utilisez de logiciels, plus vous avez de problèmes. C'est le paradoxe des outils RH. À force de se multiplier, ces outils ont tendance à la compliquer en créant des silos d'informations et en augmentant la charge de travail. L’équilibre s’est inversé et de nombreux RH se retrouvent à devoir gérer des systèmes tentaculaire qui ne cessent de grandir.
Alors c’est vrai, on grossit un peu le trait. Mais nous ne sommes pas si loin de la réalité, selon une une enquête de 2021, les RH utilisent en moyenne entre 5 et 7 outils différents pour gérer les employés, allant de la gestion de la paie à la formation en passant par les avantages sociaux et les congés. De plus, un rapport de 2020 a révélé que 55% des équipes RH n'utilisent pas tous les outils qu'elles ont achetés.
Par ailleurs, souvent constaté que plus il y a d'outils RH, moins ils sont connus par les salariés. De fait, l’utilisation des outils est inversement proportionnelle au nombre d'outils proposés. En effet, ces derniers ont souvent du mal à naviguer entre les différentes plateformes et à comprendre leur utilité, ce qui peut les décourager à les utiliser. Cette situation crée, encore, un véritable paradoxe, car l'objectif initial de l'introduction d'outils était de faciliter le travail des équipes et d'améliorer l'expérience des salariés.
C'est pourquoi il est important pour les entreprises de trouver des solutions pour rationaliser leur stack afin de garantir une utilisation optimale par les salariés. Si ce n’est pas utile, il faut s’en débarrasser !
Les avantages sociaux, premiers concernés
Les avantages sociaux sont particulièrement concernés par le problème de la multiplication des outils RH, car ils sont souvent gérés de manière séparée de la paie et des autres fonctions RH. Cela signifie qu'il est fréquent pour les employés d'avoir à se connecter à plusieurs plateformes pour accéder à l'ensemble de leurs avantages sociaux, ce qui peut rendre le processus fastidieux et complexe.
De plus, cette fragmentation peut rendre difficile pour les équipes RH de suivre les coûts et la conformité réglementaire, ce qui entraine souvent des coûts cachés pour l'entreprise ainsi que des risques juridiques.
En simplifiant la gestion de l'ensemble des avantages sociaux avec une plateforme centralisée, les entreprises peuvent offrir une expérience utilisateur plus fluide et efficace, tout en garantissant la conformité et en réduisant les coûts administratifs. C'est là que les solutions comme Benefiz peuvent faire toute la différence.
🔍 La Check-list pour démasquer les outils RH qui vous font perdre la boule 🤯
Nous vous avez préparé une rapide checklist pour déterminer si un outil RH est utile, dans le contexte de notre propos :
L'outil répond-il à un besoin spécifique et clairement identifié dans le processus RH ?
L'outil est-il facile à utiliser et à comprendre pour les employés ?
L'outil est-il facile à intégrer avec les autres outils RH de l'entreprise ?
L'outil permet-il de gagner du temps ou d'augmenter la productivité des équipes RH ?
L'outil est-il connu et utilisé par la majorité des employés concernés ?
L'outil est-il économiquement viable pour l'entreprise, en termes de coûts et de retour sur investissement ?
L'outil est-il sécurisé et conforme aux réglementations en vigueur ?
L'outil est-il personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise ?
L'outil est-il remplaçable par un autre outil plus englobant ? Ou par un free-lance, que l'on peut trouver facilement via des plateformes comme in-residence.
Benefiz : La solution tout-en-un pour vos outils RH
La plateforme Benefiz est une solution tout-en-un qui permet aux RH de gérer facilement tous les aspects de leur travail en un seul endroit. En un seul clic, vous pouvez gérer les paies, la formation des employés et l'administration des avantages sociaux. La plateforme est également entièrement personnalisable, ce qui signifie que vous pouvez l'adapter en fonction de vos besoins spécifiques.
Les RH peuvent facilement gérer les avantages sociaux, tels que la mutuelle, les tickets restaurant, l'épargne salariale, et même la prévoyance. Sur Benefiz vous pouvez souscrire, gérer et valoriser vos avantages sociaux en quelques clics. La solution idéale pour définir les meilleurs packages pour vos salarié.
Une plateforme centralisée et personnalisable permet à vos salariés d'accéder facilement à leurs avantages, les valoriser et les utiliser à leur convenance. Avec des avantages sociaux défiscalisés, offrez à vos salariés une augmentation de rémunération tout en réduisant les coûts administratifs. Améliorez la satisfaction de vos salariés, leur bien-être et leur engagement pour renforcer votre rétention des talents
Enfin, chez Benefiz, la sécurité des données et la conformité réglementaire sont une priorité absolue. Elles sont garanties, à chaque étape.